Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

AI Backoffice is een handelsnaam van J.K. Klijnhout Holding B.V., gevestigd in Nederland. We helpen bedrijven met het automatiseren van hun werkprocessen met behulp van AI-oplossingen zoals chatbots, workflows en custom applicaties.

Bedrijfsgegevens:
Handelsnaam: AI Backoffice
Statutaire naam: J.K. Klijnhout Holding B.V.
KvK-nummer: 09190650
Vestigingsnummer: 000013799665
Adres: Lebretweg 72, 6861ZZ Oosterbeek

Contact:
Email: info@aibackoffice.nl
Website: aibackoffice.nl

2. Welke gegevens verzamelen we?

We verzamelen alleen gegevens die je zelf met ons deelt:

• Via de QuickScan: Naam, email, telefoonnummer (optioneel), bedrijfsnaam, sector, aantal medewerkers, en je antwoorden over automatiseringswensen
• Via het contactformulier: Naam, email, en je bericht
• Via het klantportaal: Email en naam (voor inloggen en toegang tot je adviezen)
• Automatisch verzameld: IP-adres, browsertype, en bezoekgedrag (via cookies, zie sectie 6)

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

We gebruiken je gegevens alleen voor:

• Het maken van een persoonlijk AI-advies op basis van je QuickScan
• Contact opnemen als je daar toestemming voor hebt gegeven
• Toegang geven tot het klantportaal (als je een account hebt aangemaakt)
• Het beantwoorden van je vragen via het contactformulier
• Het verbeteren van onze website en diensten

4. Account aanmaken (optioneel)

Bij de QuickScan kun je zelf kiezen of je een account wilt aanmaken:

• Wel account: Je kunt altijd inloggen op het klantportaal om je adviezen terug te zien
• Geen account: Je ontvangt je advies alleen per email, geen portaal toegang

We maken nooit automatisch een account aan zonder jouw toestemming.

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• QuickScan gegevens: Maximaal 2 jaar, tenzij je eerder verwijdering vraagt
• Klantportaal account: Totdat je je account verwijdert
• Contactformulier: Maximaal 1 jaar na laatste contact
• Cookies: Zie cookiebeleid (sectie 6)

6. Cookies

We gebruiken cookies om onze website goed te laten werken en om te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken:

• Functionele cookies: Nodig voor inloggen en het onthouden van je voorkeuren
• Analytische cookies: Om te zien welke pagina's populair zijn (geanonimiseerd)

Je kunt cookies uitschakelen in je browser, maar sommige functies werken dan mogelijk niet meer.

7. Delen we je gegevens met anderen?

Nee, we verkopen je gegevens nooit. We delen alleen met:

• Clerk: Voor veilig inloggen op het klantportaal (AVG-compliant)
• Anthropic/OpenAI: Voor het genereren van AI-adviezen (je gegevens worden niet gebruikt voor training)
• Vercel: Voor het hosten van onze website (AVG-compliant)
• Resend: Voor het versturen van emails (AVG-compliant)

Al deze partijen zijn verplicht om je gegevens veilig te bewaren volgens de AVG.

8. Jouw rechten

Je hebt altijd het recht om:

• Inzage: Te vragen welke gegevens we van je hebben
• Correctie: Je gegevens te laten aanpassen als ze niet kloppen
• Verwijdering: Je gegevens te laten verwijderen
• Bezwaar: Bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens
• Dataportabiliteit: Je gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen

Stuur een email naar info@aibackoffice.nl om gebruik te maken van deze rechten.

9. Beveiliging

We nemen beveiliging serieus en gebruiken onder andere:

• HTTPS-versleuteling voor alle communicatie
• Veilige opslag in databases met toegangscontrole
• Regelmatige security updates
• Beperkte toegang tot gegevens (alleen noodzakelijk personeel)

10. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De laatste versie vind je altijd op deze pagina. Grote wijzigingen communiceren we via email als je een account bij ons hebt.

11. Vragen?

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe we met je gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@aibackoffice.nl