Algemene Voorwaarden

1. Algemeen

Bedrijfsgegevens:
Handelsnaam: AI Backoffice
Statutaire naam: J.K. Klijnhout Holding B.V.
KvK-nummer: 09190650
Vestigingsnummer: 000013799665
Adres: Lebretweg 72, 6861ZZ Oosterbeek
Email: info@aibackoffice.nl

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die AI Backoffice levert, waaronder maar niet beperkt tot:

• AI QuickScan en adviesgesprekken
• Ontwikkeling van AI-chatbots
• Ontwikkeling van workflows en automatiseringen
• Custom AI-applicaties en webapps
• Onderhoud en support van AI-oplossingen

2. QuickScan en Advies

2.1 Gratis QuickScan

De AI QuickScan is een gratis dienst waarbij we een eerste advies geven over mogelijke AI-automatiseringen voor jouw bedrijf. Dit advies is:

• Vrijblijvend en zonder verplichtingen
• Gebaseerd op de informatie die je zelf aanlevert
• Een eerste indicatie, geen gedetailleerd implementatieplan
• Gegenereerd met behulp van AI (met menselijke controle)

2.2 Vervolggesprek

Na de QuickScan kun je een gratis verkenningsgesprek inplannen. In dit gesprek bespreken we je situatie in detail en kijken we samen wat de beste oplossing is voor jouw bedrijf.

3. Offerte en Opdracht

3.1 Offerte

Na het verkenningsgesprek maken we een offerte op maat. Deze offerte bevat:

• Omschrijving van de te leveren oplossing
• Prijs en betalingsvoorwaarden
• Planning en doorlooptijd
• Wat wel en niet inbegrepen is

3.2 Aanvaarding

De overeenkomst komt tot stand wanneer je de offerte schriftelijk (of per email) accepteert. Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld.

4. Uitvoering en Samenwerking

4.1 Inspanningsverplichting

We werken met een inspanningsverplichting. Dit betekent dat we ons best doen om het beste resultaat te leveren, maar we kunnen niet garanderen dat de AI-oplossing in alle gevallen 100% perfect werkt.

4.2 Jouw medewerking

Voor een goed resultaat hebben we jouw medewerking nodig:

• Tijdig aanleveren van benodigde informatie en materialen
• Beschikbaar zijn voor overleg en feedback
• Testen van de oplossing en tijdig feedback geven
• Toegang geven tot benodigde systemen (indien van toepassing)

5. Betaling

5.1 Betalingstermijn

Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij anders overeengekomen.

5.2 Betalingsregeling

Afhankelijk van de omvang van het project kunnen we werken met:

• Vooruitbetaling (bij kleinere projecten)
• Gefaseerde betaling (bij grotere projecten)
• Maandelijkse betaling (bij onderhoud en support)

5.3 Te late betaling

Bij te late betaling zijn we gerechtigd om wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen.

6. Intellectueel Eigendom

6.1 Eigendom van de code

Na volledige betaling krijg je het gebruiksrecht van de ontwikkelde oplossing. Het auteursrecht blijft bij AI Backoffice, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

6.2 Hergebruik

We mogen algemene code-componenten en technieken die we ontwikkelen ook gebruiken voor andere klanten. Jouw specifieke bedrijfslogica en data blijven natuurlijk vertrouwelijk.

7. Garantie en Aansprakelijkheid

7.1 Garantie

We garanderen dat de oplossing werkt zoals beschreven in de offerte. Kleine bugs en aanpassingen worden binnen de garantieperiode (standaard 3 maanden) gratis opgelost.

7.2 Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de opdracht (maximaal €10.000). We zijn niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade (zoals omzetderving)
• Schade door verkeerd gebruik van de oplossing
• Schade door externe factoren (zoals uitval van third-party diensten)
• Fouten in door jou aangeleverde informatie

8. AI en Third-Party Diensten

8.1 AI-modellen

We gebruiken AI-modellen van partijen zoals OpenAI en Anthropic. Deze partijen hebben hun eigen voorwaarden en beperkingen. We zijn niet aansprakelijk voor wijzigingen in deze diensten.

8.2 Kosten third-party diensten

Kosten voor third-party diensten (zoals API-gebruik) worden doorberekend, tenzij anders overeengekomen. We geven vooraf een inschatting van deze kosten.

9. Geheimhouding

We behandelen alle informatie die je met ons deelt vertrouwelijk. We gebruiken je bedrijfsgegevens alleen voor het leveren van onze diensten en delen deze niet met derden (behalve waar nodig voor de uitvoering, zoals AI-providers).

10. Opzegging en Beëindiging

10.1 Eenmalige projecten

Bij eenmalige projecten kun je de opdracht annuleren tot het moment dat we beginnen met ontwikkelen. Reeds gemaakte kosten worden in rekening gebracht.

10.2 Doorlopende diensten

Onderhoud- en supportcontracten kunnen met een opzegtermijn van 1 maand worden opgezegd, tenzij anders overeengekomen.

11. Wijzigingen

We kunnen deze voorwaarden aanpassen. De laatste versie vind je altijd op onze website. Bij grote wijzigingen informeren we bestaande klanten per email.

12. Toepasselijk Recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur in overleg opgelost. Lukt dat niet, dan is de rechtbank in Nederland bevoegd.

13. Contact

Vragen over deze voorwaarden? Neem contact met ons op via info@aibackoffice.nl